NHỮNG YẾU TỐ THEN CHỐT ĐỂ LÀM VIỆC NHÓM

Trích: Nhóm Chính Bắc – Chiếc La Bàn Dẫn Tới Thành Công; Khánh Trang dịch; Công ty Cổ phần Sách Thái Hà

Có thể chúng ta đi trên những con đường khác nhau,

nhưng điều quan trọng là chúng ta đi cùng nhau.

BILL GEORGE là giảng viên chính về lãnh đạo của trường Kinh doanh Harvard từ năm 2004 đến nay. Ông từng là thành viên hội đồng quản trị của ExxonMobil và Goldman Sachs. Các bài viết của ông thường xuyên xuất hiện trên những tạp chí uy tín như Wall Street Journal, New York Times, Fortune…

DOUG BAKER lấy bằng MBA tại trường Cao học Kinh doanh Stanford. Với vai trò nhà cố vấn, ông đã và đang giúp nhiều đội nhóm trên thế giới phát triển và làm việc hiệu quả hơn.

Hãy cùng khám phá những yếu tố then chốt của các nhóm có hiệu quả hoạt động tốt. Biểu 5 liệt kê tám yếu tố chính bảo đảm sự tồn tại lâu dài và giá trị của nhóm đối với các thành viên.

—–***—–

Các Thành Viên Có Sự Cam Kết Cao Và Thường Xuyên Tham Gia Sinh Hoạt Nhóm

Đạo diễn Woody Allen đã nói: “80% thành công đến từ việc có mặt đầy đủ”. Để một nhóm Chính Bắc có thể duy trì hiệu quả hoạt động, các thành viên phải có sự cam kết với nhóm. Thiếu đi sự cam kết này, nhóm sẽ không thể tồn tại. Nếu ứng viên nào muốn gia nhập nhưng không chắc chắn về khả năng tham gia các cuộc họp nhóm, thì tốt hơn hết nên giải quyết những vấn đề này ngay từ đầu thay vì để chúng leo thang thành những trận xáo động trong nhóm sau này. Câu chuyện dưới đây là một ví dụ.

Đầu năm 2010, mười người muốn lập nhóm kết hợp giới tính tập hợp lần đầu tiên để bàn về việc tổ chức nhóm ở một thành phố lớn miền Trung Tây, Khi chuyển sang phần quyết định tần suất và thời gian cho các cuộc họp, số lượng thành viên cam kết tham gia bắt đầu giảm dần. Hai người rút lui vi không thể thu xếp họp vào các ngày thứ Tư hằng tuần. Một người khác rời nhóm vì sợ lịch họp nhóm thường xuyên có thể ảnh hưởng không tốt đến những ưu tiên trong công việc. Một người khác, một vị lãnh đạo về hưu, cảm thấy không thoải mái với kỳ vọng của nhóm về mức độ chia sẻ cởi mở giữa các thành viên.

Khi cuộc họp đầu tiên được tổ chức vào ba tuần sau đó, chỉ có năm người xuất hiện. Tới cuối buổi họp, thêm hai người nữa rời đi vì không thể cố gắng thực hiện các cam kết, vì vậy nhóm giảm xuống còn ba thành viên. Họ đặt ra một nguyên tắc yêu cầu tất cả các thành viên trong nhóm phải tham gia sinh hoạt ít nhất 80% tổng thời gian, nếu không sẽ phải ra khỏi nhóm. Sau khi sàng lọc kỷ lưỡng, họ chiêu mộ thêm ba thành viên nữa.

Khi ngẫm lại, nhóm này thật may mắn vì đã loại bỏ được những người không thể cam kết hoàn toàn với nhóm ngay từ đầu, thay vì phải hạ thấp kỳ vọng hoặc mập mờ về những yêu cầu đối với việc tham gia sinh hoạt nhóm.

Lòng Tin Được Xây Dựng Dựa Trên Sự Gần Gũi Thân Tình Và Cam Kết Giữ Bí Mật

Ở chương nói về việc thiết lập các nguyên tắc, chúng tôi có đưa ra gợi ý rằng tất cả các thành viên nên ký vào bản cam kết tuân thủ đúng các nguyên tắc của nhóm. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, không thể kỳ vọng các thành viên cởi mở và xây dựng sự tin tưởng lẫn nhau nếu mọi người không cam kết giữ kín thông tin về những cuộc trao đổi trong nhóm. Khi gia nhập nhóm Chính Bắc, mọi người cần biết rằng họ có thể tin tưởng lẫn nhau, chứ không nên nghĩ rằng người khác phải chứng minh bản thân xứng đáng nhận được sự tin tưởng của nhóm.

Tuân Thủ Các Nguyên Tắc Nhóm Đã Vạch Ra

Các nhóm có hiệu quả hoạt động tốt thường tuân thủ chặt chẽ những nguyên tắc đã thống nhất. Ngoài ra, họ còn tuân thủ các nguyên tắc bất thành văn trong nhóm. Đó là một trong những lý do vì sao các nhóm của YPO lại hoạt động hiệu quả và mở rộng nhanh chóng. Các nhóm kém hiệu quả hơn thường có xu hướng ít tuân thủ nguyên tắc nhóm, và điều này thường khiến nhóm phải giải tán.

Thách thức xuất hiện khi các nguyên tắc bị vi phạm. Cách nhóm xử lý các vấn đề này sẽ quyết định hiệu quả của nhóm trong việc đáp ứng nhu cầu của thành viên trong dài hạn. Dưới đây là một ví dụ về cách nhóm xử lý một vấn đề ngày càng nghiêm trọng về nguyên tắc tham gia sinh hoạt nhóm đầy đủ.

Một nhóm ban dầu gặp định kỳ vào sáng thứ Sáu hàng tuần; cách sắp xếp này đã diễn ra suôn sẻ trong nhiều năm. Sau đó, mọi người để ý thấy rằng việc tuân thủ lịch sinh hoạt của nhóm ngày càng đi xuống. Khi bàn về vấn đề này trong một cuộc họp, nhóm biết được một vài thành viên vừa mua nhà ven hồ nên phải đi làm sớm vào các ngày thứ Sáu để buổi chiều có thể về sớm nhằm tránh tắc đường. Kết quả, nhóm thống nhất chuyển sang họp vào các ngày thứ Tư. Các thành viên bắt đầu tham gia đầy đủ hơn, và họ tiếp tục duy trì lịch họp này tới nay. Một cách để duy trì sự hài lòng của các thành viên là tìm hiểu xem có nguyên tắc cũ nào không còn hiệu quả và nhanh chóng xử lý.

Chất Lượng Mỗi Quan Hệ Và Sự Gắn Bó Khăng Khít Giữa Các Thành Viên

Hồn cốt của bất kỳ nhóm nào có sức sống lâu dài cũng đều là sự gắn bó giữa các thành viên và bầu không khi tích cực trong nhóm. Tuy khó có thể hình dung rõ về bầu không khí tích cực này, nhưng vai trò của nó được phát huy khi nhóm gặp phải vấn đề. Nếu giữa các thành viên Có tình cảm tích cực và sự tin tưởng lẫn nhau, họ sẽ có thể đương đầu với các vấn đề phát sinh và giải quyết chúng. Thiếu đi những yếu tố này, nhóm sẽ gặp nhiều rui ro.

Sự gắn bó và mối quan hệ giữa các thành viên cũng rất quan trọng đối với các cuộc trao đổi trong nhóm. Các thành viên có thực lòng tôn trọng sự khác biệt vệ quan điểm của nhau không? Họ có sẵn sàng thể hiện những sự khác biệt này mà không gặp phải sự khó chịu hay thách thức của các thành viên khác không?

Gary Smaby nhận xét về nhóm của mình như sau: “Cần phải có sự trao đổi tự do – cả về mặt tích cực lẫn tiêu cực – về những gì phát huy hiệu quả để tìm hiểu xem nhóm muốn tiếp tục như thế nào”. Anh chia sẻ tiếp:

Nhóm của tôi có đủ khả năng để điều chỉnh mọi cuộc trao đổi nếu chúng đi chệch hướng. Không có ai trên, ai dưới trong nhóm cả. Đôi khi cả nhóm đồng tình cử một người đứng ra dẫn dắt nhóm trong vài buổi họp, nhưng nhìn chung đây vẫn là cơ cấu tổ chức phẳng. Dần dần, tất cả chúng tôi đều cùng nhau chia sẻ vai trò lãnh đạo nhóm.

Chúng tôi phát hiện ra rằng sự tương tác trong các cuộc họp nhóm cũng có thể giúp xây dựng sự gắn bó giữa các thành viên. Các kỳ nghỉ của nhóm cũng có hiệu quả tương đương, vì ở đây mọi người đều có cơ hội tham gia vào các hoạt động nhóm và những cuộc trao đổi mở rộng hơn so với khuôn khổ các cuộc họp định kỳ vốn bị hạn chế về thời gian.

Các Cuộc Họp Được Điều Hành Tốt

Ở Chương 3, chúng tôi dã trình bày về các mô hình lãnh đạo nhóm khác nhau – thành viên quản lý, thuê nhà điều hành chuyên nghiệp, hoặc cắt cử riêng một người đảm nhận vai trò dẫn dắt nhóm lâu dài. Dù nhóm lựa chọn mô hình hoạt động nào, thì điều quan trọng vẫn là người lãnh đạo nhóm phải thực hiện tốt việc điều hành và thích nghi với những nhu cầu của nhóm.

Chất lượng và sự đa dạng trong việc điều hành là yêu tó quan trọng giúp các cuộc họp của nhóm luôn thú vị, đồng thời bảo đảm sự tham gia sôi nổi của các thành viên. Việc để các thành viên luân phiên dẫn dắt nhóm cũng góp phần giữ cho các cuộc họp luôn mới mẻ với nhiều phong cách điều hành khác nhau. Duy trì quá lâu một người điều hành có thể khiến cả nhóm trở nân phụ thuộc và giảm sự tham gia của các thành viên.

Khi các thành viên luân phiên vai trò lãnh đạo, thông thường mọi người sẽ kỳ vọng chất lượng các cuộc trao đổi trong nhóm vẫn đáp ứng được tiêu chuẩn của nhóm. Nếu có thành viên nào cần được hướng dẫn để nâng cao kỹ năng điều hành nhóm, thì những ý kiến đóng góp từ mọi người có thể giúp họ cải thiện dần, hoặc họ có thể tham khảo hướng dẫn cho nhà điều hành nhóm ở phần Nguồn lực 7.

Chủ Để Trao Đối Có Ý Nghĩa

Ở phần đầu chương này, chúng tôi đã bàn đến những chủ đề thảo luận có thể giúp nhóm Chính Bắc trở nên có ý nghĩa hơn đối với các thành viên. Chìa khóa là lựa chọn những chủ đề có khả năng thu hút sự tham gia của thành viên ở cấp độ cá nhân. Nếu các cuộc thảo luận quá tập trung vào khía cạnh trí tuệ, mọi người có thể sẽ né tránh bàn đến vấn để cảm xúc, trải nghiệm và niềm tin cá nhân. Nếu chuyện này xảy ra, nhóm sẽ phát triển thành một nhóm chuyên gia, trong đó các thành viên chỉ trao đổi kiến thức với nhau. Đây có thể là một hướng đi thú vị, nhưng nó không dẫn đến sự phát triển cá nhân và năng lực lãnh đạo. Hãy xem xét ví dụ dưới đây.

Một nhóm kết hợp giới tính đã hoạt động được hai năm đang thực hiện cuộc khảo sát thành viên trong kỳ nghỉ của nhóm thì Jennifer, thành viên trẻ nhất, lên tiếng nhờ giúp đỡ. Cô nhận được ý kiến phản hồi trong nhóm rằng các chương trình do cô dẫn dắt trong năm vừa qua không tạo được sự hứng thủ. Jennifer đã chọn các chủ để trên báo chí về những bất ổn trên thế giới.

Vốn là giảm sát viên trong một hãng bán lẻ, Jennifer ít có kinh nghiệm điều hành nhóm, kể cả ở nơi làm việc hay trong cộng đồng. Một nhà tâm lý học xung phong hướng dẫn Jennifer cách điểu hành nhóm. Anh khuyên cô lựa chọn những chủ để khiến các thành viên nghĩ đến những trải nghiệm và niềm tin của họ. Đó là cách tốt nhất để thu hút cả nhóm tham gia vào những cuộc trao đổi có ý nghĩa.

Những Kỳ Nghỉ Định Kỳ Của Cả Nhóm

Nghiên cứu của chúng tôi chỉ ra rằng những kỳ niệm mọi người nhớ nhất và trân trọng nhất thường là về những kỷ nghỉ có sự tham gia của cả nhóm. Có thể tổ chức kỳ nghỉ ở bất kỳ nơi nào khác với địa điểm họp định kỳ của nhóm. Hình thức nghỉ tốt nhất thường là những chuyến dã ngoại hòa mình vào thiên nhiên, cách xa thành phố, ở nhà nghĩ dưỡng của một thành viên hoặc khu liên hợp nghỉ dưỡng. Việc tổ chức các hoạt động nhóm như đạp xe, đi bộ, trượt tuyết hay quần vợt đều góp phần gia tăng trải nghiệm cho thành viên. Hình thức tổ chức hoạt động trong bối cảnh nghỉ dưỡng khiến mọi người thoải mái và cởi mở hơn, hiểu nhau hơn. Phần Nguồn lực 9 sẽ cung cấp thêm các ý tưởng tổ chức kỳ nghỉ cho nhóm.

Nghỉ dưỡng là thời điểm hoàn hảo để khai thác các chủ đề lớn, đòi hỏi nhiều thời gian hơn để chuẩn bị, chiêm nghiệm và bàn luận. Một câu hỏi gồm ba phần có thể phát huy hiệu quả tốt, ví dụ: Bạn sẽ làm gì để phát triển bản thân về các khía cạnh thể chất, trí não và tinh thần? Sau khi yêu cầu những người tham gia chuẩn bị trước về câu hỏi này, có thể chia nội dung hoạt động thảo luận trong kỳ nghỉ thành ba phần riêng biệt, trong đó cuối mỗi phần (hoặc tách riêng hẳn thành phần thứ tư) mọi người lại dành thời gian để cùng khám phá mối quan hệ gắn kết giữa ba khía cạnh này đối với bản thân mình.

Kỳ nghỉ cách xa khỏi môi trường quen thuộc hằng ngày cũng là thời gian lý tưởng để đánh giá hoạt động của nhóm xét từ góc độ quy trình hoạt động. Nhóm có thể thực hiện đánh giá, rà soát về các nguyên tắc của nhóm, tổ chức lấy ý kiến, làm mới bản cam kết thành viên, hoặc bàn xem có nên mở rộng nhóm hay không. Để bảo đảm sự đoàn kết và thống nhất của cả nhóm, tất cả các thành viên đều phải có mặt trong những sự kiện như thế này.

Đánh Giá Nhóm Hàng Năm

Để duy trì được sự hài lòng ở mức độ cao của các thành viên, cần phải thường xuyên chú ý tới các mỗi quan hệ trong nhóm Chính Bắc. Thi thoảng điều chỉnh và thay đổi cách vận hành sẽ giúp nhóm luôn duy trì được sự sắc bén và ý nghĩa. Nên cử một thành viên đảm nhận nhiệm vụ để ý xem trong nhóm có tiềm tàng sự xáo động nào không.

Ngay cả những nhóm có hiệu quả hoạt động cao cũng cần điều chỉnh để duy trì được sự sắc bén của mình. Theo dõi sự hài lòng của thành viên thông qua một chương trình đánh giá nhóm thường niên có thể giúp ngăn chặn những vấn để lớn phát sinh. Nhóm sẽ có được nhiều lợi ích nếu thực hiện kiểm tra định kỳ hằng năm thông qua những bài khảo sát sự hài lòng của thành viên (Nguồn lực 8).

Sau đây là ví dụ về một nhóm biết sử dụng hiệu quả chương trình đánh giá hằng năm. Một nhóm gồm bảy người phụ nữ mang tên Mick’s Chicks. Họ có mối quan hệ tốt đẹp nhưng thường chỉ tập trung vào các cuộc trao đổi về xã hội và ăn uống chung với nhau chứ không bàn về những vấn đề quan trọng. Trong năm đầu tiên, Diane đứng ra tổ chức kỳ nghỉ qua đêm cho nhóm ở ngôi nhà nghỉ dưỡng của mình. Kỳ nghỉ thành công đến nỗi cả nhóm quyết dịnh tháng Tư hằng năm sẽ đến đó với nhau.

Tới năm thứ ba, nhóm thực hiện chương trình đánh giá lần đầu tiên, kéo dài gần một buổi chiều. Kết quả, mọi người quyết định thay đổi nội dung các cuộc trao đổi định kỳ, dừng những chủ để hời hợt và tập trung hơn vào những vấn để mang tính cá nhân. Họ cũng thống nhất sẽ thực hiện đánh giá nhóm vào tháng Tư hằng năm.

Suy Ngẫm Về Những Nhóm Có Hiệu Quả Hoạt Động Cao

Một rủi ro đe dọa đến hiệu quả hoạt động của nhóm là không coi trọng nỗ lực của nhóm. Mọi người thường dễ rơi vào trạng thái tự mãn khi nhóm hoạt động tốt, nhất là trong những năm đầu khi cần phải liên tục điều chỉnh và hoàn thiện các hoạt động của nhóm để duy trì sự hài lòng của thành viên. Trong các nhóm có mức độ cam kết và hài lòng cao, các yếu tố quan trọng nhất để duy trì sự hài lòng là mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm và thái độ sẵn sàng tham gia vào các cuộc thảo luận sâu sắc.

Gary Smaby nhận xét như sau về nhóm của mình, vốn có hiệu quả hoạt động tương đối cao:

Tôi cho rằng chủ đề trao đổi không quan trọng bằng nội dung trao đổi xuất phát từ chủ đề đó. Giá trị của cuộc thảo luận không nằm ở xuất phát điểm của nó mà nằm ở cách nó diễn ra. Câu hỏi ban đầu thường dễ dàng bị lu mờ đi vì ai đó sẽ đưa cuộc trao đối theo một hướng khác mới mẻ và thú vị hơn. Chúng tôi vẫn thường đi chệch khỏi chủ đề ban đầu do người điều hành khởi xướng.

Một số nhóm đặt ra câu hỏi liệu có nên mở rộng mục đích nhóm vượt ra khỏi sự phát triển cá nhán của các thành viên và bao gồm cả mục đích chung về cộng đồng hay không. Có những nhóm đã tham gia vào các dự án phục vụ cộng đồng như tổ chức Chỗ ở cho Nhân loại hoặc giúp đỡ người dân ở Haiti. Một số nhóm khác dẫn các thành viên trong gia đình đi theo trong những kỳ nghỉ chung của nhóm. Một số khác bàn đến những vấn đề như giáo dục trẻ từ nhỏ. Cuối cùng, hầu hết các nhóm đều quyết định để thành viên tự chọn các vấn đề và tổ chức họ có thể hỗ trợ để nhóm có thể tập trung vào sự phát triển riêng của mình.

Nhóm có hiệu quả hoạt động cao sẽ khiến thành viên vô cùng hài lòng, nhưng nhóm cũng phải không ngừng tự làm mới chính mình. Các gợi ý xuyên suốt cuốn sách này là công cụ đắc lực giúp bạn phát triển nhóm Chính Bắc của mình và duy trì hiệu quả hoạt động cho nhóm.