NHỮNG QUY TẮC TRONG CÔNG VIỆC

Trích: Những Quy Tắc Trong Công Việc – NXB: Công ty HR Vietnam và Alpha book

__________🍀🍀🍀__________

🔸Đặt ra câu hỏi

Mục tiêu của bài tập này là để trở thành một người: Nổi tiếng, Có cơ hội thăng tiến, Thành công, Dễ mến, Làm việc hiệu quả. Một trong những cách đơn giản nhất để làm được điều này là học cách và thực hành thói quen đặt ra câu hỏi.

Câu hỏi nào? Đương nhiên điều này phụ thuộc vào tình huống. Chẳng hạn trong Quy tắc 4.4: Khen người khác một cách thật lòng; chúng tôi đã đưa ra một số ví dụ cho thấy các câu hỏi tiếp sau rất hữu ích – “Tôi thực sự thích bài trình bày của bạn. Tôi nghĩ rằng bạn thực sự điềm tĩnh. Làm thế nào mà bạn không run nhỉ?”. Hoặc là “Tôi thích cách bạn xử lý đống hóa đơn. Điều gì đã cho bạn ý tưởng đó?”.

Đặt ra câu hỏi cho thấy bạn đang chú ý, quan tâm, thích thú. Đặt câu hỏi cho thấy bạn là người có suy nghĩ, biết suy xét, thông minh và sáng tạo. Những người ngốc nghếch không đặt câu hỏi. Những người chán nản không đặt câu hỏi. Những người lười biếng không thích đặt câu hỏi, dù là bất kì câu hỏi nào.

Người hiếu chiến hay đưa ra nhận định – “Tôi không thích ý tưởng đó, điều này bất khả thi”. Người tuân thủ luật chơi đặt câu hỏi; cũng có thể họ đều nói đến một ý, nhưng cách diễn đạt sẽ khác nhau – “Tôi nghĩ tôi cần thêm một số thông tin về ý tưởng này. Anh thấy nó sẽ hoạt động tốt chứ? Liệu giải quyết gấp có đáp ứng việc số lượng đơn đặt hàng tăng không? Liệu chúng ta có nên thêm người không? Có lẽ chúng ta phải dành thời gian để suy nghĩ về vấn đề này, những người khác nghĩ thế nào nhỉ?”. Bạn không nói ý tưởng đó đáng bỏ đi nhưng họ biết là bạn nghĩ như vậy. Tuy nhiên, họ cũng nghĩ bạn là một người rất tốt. Bạn không hạ gục họ trước mặt đồng nghiệp, nhưng bạn vẫn đưa họ một đoạn dây thừng để tự họ xử nếu họ muốn. Và khi bạn đưa cho họ một lối thoát, họ sẽ chọn giải pháp ấy – “dành thời gian suy nghĩ về vấn đề này” dường như có ý “chúng ta sẽ không bàn về việc này hơn nữa”. Tuy nhiên, cách nói này thật ngoại giao.

Nói chung đưa ra câu hỏi là một điều rất đáng phải làm. Nó chứng tỏ bạn quan tâm đến đồng nghiệp của mình. Nhưng bạn hãy đặt ra câu hỏi thật chân tình và thành thật, câu hỏi nhẹ nhàng nhưng thật “đắt”.

Sẽ chẳng hay ho gì khi bạn hỏi: “Cậu lôi ở xó nào ra cái áo đó thế? Cậu có chắc là nó hợp với cậu không?” Đừng tập trung vào cái áo trừ khi trông nó quá khủng khiếp. Thay vào đó hãy hỏi về công việc: “Làm thế nào mà cậu giải quyết các hóa đơn đó nhanh vậy? Liệu cậu có bí quyết nào mà bọn tớ chưa biết không?”.

Nếu trong trường hợp bạn muốn ủng hộ ai đó (kể cả khi họ thật tồi tệ thì vẫn sẽ có điểm gì tốt từ họ, không ai hoàn toàn xấu xa cả) thì bạn cũng nên dùng câu hỏi. Trong công việc của bất kì ai bao giờ cũng có một khía cạnh nào đó bạn có thể đặt câu hỏi. Bạn cũng có thể hỏi về sở thích, cuộc sống hay gia đình họ. Câu hỏi thậm chí chỉ đơn giản như “lũ trẻ nhà cậu thế nào?”. Nó sẽ rút ngắn khoảng cách và làm bạn dễ gần hơn. Nó sẽ mở ra đối thoại, tạo nên bầu không khí dễ chịu, sự nồng ấm giữa những người hàng ngày làm việc với nhau.

🔸Nói “Làm ơn” và “Cảm ơn”

Có lẽ bạn nghĩ điều này quá rõ ràng, quá cơ bản nên chắc nó không thể là một phần của các quy tắc. Nhưng, chúng ta đều cần được nhắc lại là nói “làm ơn” và “cảm ơn” vô cùng quan trọng.

Đơn giản là nó xuất hiện chưa đủ. Mọi người nói rằng họ quá bận rộn hoặc hay quên, hoặc họ nói rằng họ đã dùng từ đó rồi và không muốn lặp đi lặp lại nữa. Thật vớ vẩn.

Đưa ra lý do quên nói “làm ơn” và “cảm ơn” là thói quen xấu. Nếu chúng ta bắt đầu quên cả những nguyên tắc lễ nghi và lịch sự tối thiểu thì chúng ta chẳng có lý do gì tồn tại cả. Nếu chúng ta không văn minh và lịch sự đến mức có thể nói “cảm ơn” một ai đó hay thấy phiền toái khi phải thêm chữ “làm ơn” thì đây thực sự là thời điểm chấm dứt việc đó lại.

Cho dù mỗi ngày, một ai đó bao lần đưa cho bạn tờ giấy thì bạn hãy nói bấy nhiêu lần “cảm ơn”. Cho dù bạn đề nghị cùng một thứ bao nhiêu lần thì mỗi lần hãy thêm từ “làm ơn”. Nếu ai đó làm giúp bạn điều gì, cho dù nó nhỏ nhặt, vớ vẩn, buồn chán thế nào, bạn cũng cần cảm ơn người đó.

Bạn chỉ cần quên một lần và người khác sẽ cho là bạn thô lỗ, cục mịch và thật khó chịu. Bạn làm ơn hãy làm cho ngày làm việc của người khác vui vẻ. Cảm ơn bạn lắm! Tôi từng làm việc với một giám đốc có khả năng khuyến khích nhân viên làm ca ba, đi làm vào ngày lễ, làm thêm giờ, làm vào ngày nghỉ, mang việc về nhà, làm việc vào ngày cuối tuần. Khả năng này của ông hơn hẳn bất kì vị giám đốc nào khác. Tất cả chúng tôi đều quan sát ông ấy, cố gắng tìm ra điều gì ông ta làm được mà chúng tôi không thể. Ông ấy đã có được sự trung thành từ cấp dưới của mình, điều chúng tôi không làm được. Đến lúc này tôi biết là các bạn đã tìm được câu trả lời: ông ta luôn nói “làm ơn” và “cảm ơn”.

Bạn thấy hài lòng chứ? Ông ta đã làm như vậy đó. Chỉ một chút biểu hiện của sự lịch sự đã có tác dụng rất lớn. Tôi nghĩ rằng cấp dưới của ông ta không biết điều này. Bản thân chúng tôi cũng không phát hiện ra trong một khoảng thời gian dài. Đại đa số chúng ta đều nói rằng chúng ta luôn nói “làm ơn” và “cảm ơn”. Nhưng ông ta lúc nào cũng nói điều này. Và mỗi khi bạn nói những từ này, hãy nói thật lòng. Một lời cảm ơn chân thành và nồng ấm có tác động rất lớn. Đây cũng là cách bạn trả lời khi nhận được lời khen và tán thưởng. Nếu một ai đó khen bạn làm đã làm việc gì tốt thì bạn chớ thẹn thùng và lắp bắp nói “không có gì”. Điều này sẽ làm giảm ý nghĩa lời khen của họ. Tốt nhất là bạn nên nói “cảm ơn”. Đừng bao giờ nói “làm ơn” như để nịnh nọt hay vòi vĩnh ai. Nên nói “Bạn có thể làm ơn làm việc qua giờ được ăn trưa được không vì chúng ta phải gọi một vài cuộc điện thoại. Buổi chiều bạn có thể về sớm một chút để bù thời gian lúc này”. Bạn đừng có kéo dài giọng: “Bạn có thể làm ơnnnnn làm việc thêm được không. Làm ơnnnnn đi mà”.

🔸Không chửi thề

Tôi biết rằng tất cả chúng ta đều chửi thề. Tôi còn biết rằng bạn coi điều đó là sành điệu. Tôi cũng biết chúng ta phải theo kịp thời đại. Nhưng thành thật mà nói, chúng ta không được phép chửi thề. Bạn có thể nói bất kỳ điều gì bạn muốn khi về nhà hoặc ở trong xe hơi của bạn. Nhưng khi đang ở cơ quan, đừng chửi thề.

Đây là quy tắc rất đơn giản nhưng hiệu quả bởi nó không có trường hợp ngoại lệ – bạn không được chửi thề. Bạn còn lựa chọn nào nữa không? Câu trả lời là hoàn toàn không. Đó là điều quan trọng nhất của bạn. Bạn không chửi thề và bạn sẽ thoát khỏi những tình thế tế nhị.

Nếu bạn cho phép mình chửi thề, bạn sẽ phải đưa ra nhiều quyết định và tìm sự lựa chọn. Tôi sẽ rất ngạc nhiên nếu bạn có thể hoàn thành công việc của bạn. Chẳng hạn, bạn có:

* Chửi thề bất kỳ khi nào mọi việc diễn ra không như bạn mong muốn?

* Chửi thề qua điện thoại?

* Chửi thề trước mặt sếp?

* Chửi thề trước mặt khách hàng?

* Chửi khách hàng?

* Tự cho phép mình dùng một số từ chửi thề nhất định mà không sử dụng những từ khác?

* Chửi thề bằng những từ báng bổ thánh thần?

* Chỉ cho phép mình dùng những từ chửi thề “nhẹ nhàng” hay là những từ thật thô tục?

🔸Hãy là một người biết lắng nghe

Tôi không có ý bạn phải là một bờ vai cho tất cả mọi người đến thổn thức. Thực ra đó không hẳn là người biết lắng nghe mà chỉ là người để mọi người trút những đau khổ. Một người biết lắng nghe là người làm cho người nói biết rằng họ đang được lắng nghe. Bạn sẽ làm điều này bằng cách:

* Nói những câu khuyến khích người nói tiếp tục câu chuyện như kiểu “ừm, tôi đang nghe đây, mọi chuyện thế nào nữa…”.

* Dáng điệu thích hợp: nghiêng đầu sang một bên, mắt mở to và nhìn vào người đang nói, không ngáp hay nhìn đồng hồ.

* Nhắc lại một số thông tin trong câu chuyện của họ để chứng tỏ bạn đang lắng nghe – “À, lúc 3 giờ ngày thứ sáu đúng không, tôi hiểu rồi”.

* Bảo họ nhắc lại những thông tin bạn không nghe thấy hoặc không hiểu – “Bạn có thể nhắc lại một chút về Peterborough không, tôi chưa hiểu rõ lắm”.

* Đưa ra câu hỏi – “Bây giờ họ không chuyển đến Glouscester đúng không?”

* Ghi chép – viết một số thông tin khi họ nói

Tại sao bạn muốn trở thành người biết lắng nghe? Rất đơn giản. Bạn sẽ có:

* Nhiều thông tin hơn

* Hiểu biết hơn về điều bạn nên làm

* Có thông tin về những gì đang xảy ra xung quanh

* Được nhìn nhận là một người thông minh và nhanh nhẹn

* Được nhìn nhận là một người kiểm soát được công việc của mình

Nếu không lắng nghe, bạn sẽ không có những điều trên. Nếu bạn lắng nghe, hãy làm cho họ biết là bạn đang lắng nghe. Điều này thật đơn giản.

Biết lắng nghe là một kỹ năng, một khả năng đặc biệt mà bạn phải học tập và rèn luyện để có nó. Nó không tự nhiên có hay có thể đạt được sau một ngày. Hãy suy nghĩ thêm về điều này và mỗi khi lơ là khi nghe người khác nói – bạn hãy tập trung trở lại.

🔸Không nói những điều vô nghĩa

Để thành công và được thăng chức, bạn cần xây dựng hình ảnh bản thân là một người thông minh, chững chạc, đáng tin, điềm tĩnh, tinh tế và nhiều kinh nghiệm trong công việc. Trong cuộc đời, đôi khi chỉ một lời nói bất cẩn hay không đúng chỗ có thể phá tan bao nhiêu công sức lao động.

Vì vậy, bạn cần tránh:

* Ám chỉ đến một nhóm người

* Bình phẩm hoặc kể những chuyện cười miệt thị đến bất kì nhóm người nào trong cộng đồng

* Thành kiến với phụ nữ

* Tỏ ra bề trên

* Kiêu căng

* Mất bình tĩnh

* Nói tục – xem thêm Quy tắc 4.8

* Phàn nàn, kêu ca và buôn chuyện – xem thêm Quy tắc 4.1/2.3

* Để lộ ra mình hay để ý đến người khác

Hãy chắc rằng điều bạn nói ra có ảnh hưởng và không bị tan biến trong không gian của phòng làm việc. Đừng tán gẫu về chương trình tivi tối hôm trước (thực sự chẳng ai hứng thú vì điều đó cả). Thay vào đó bạn hãy im lặng và đợi đến khi nào có điều gì thú vị để nói với mọi người.